Nos procédures

Procédure de traitement des réclamations

Nord Capital Partenaires, en qualité de Société de gestion de portefeuille, est susceptible d’être confrontée à des situations de réclamations de la part des mandants ou porteurs de parts.
Ce document présente la politique de traitement des réclamations élaborée afin d’assurer la protection et la primauté des intérêts des clients de la Société de gestion conformément aux principes généraux posés par l’instruction AMF n°2012-07.
Cette politique de traitement des réclamations sera actualisée régulièrement en fonction de l’évolution de la réglementation applicable et des activités de la Société de gestion.

Généralités
Nord Capital Partenaires a mis en place un dispositif de gestion des réclamations clients visant à traiter de manière efficace, transparente et harmonisée les réclamations de ses clients, conformément à la réglementation applicable.
Ce dispositif s’applique à tous les clients quelle que soit leur catégorie.

Définition de la réclamation
Est appelée « réclamation » une déclaration actant du mécontentement du client envers le professionnel – ici, Nord Capital Partenaires. Notons qu’une demande d’information, d’avis, de clarification, de service ou de prestation n’est pas une réclamation.

Modalité de saisine de la société de gestion
Il est important de rappeler que, conformément à l’instruction AMF n°2012-07, le traitement des réclamations répondra aux principes de transparence à l’égard du client, de gratuité et d’objectivité.
Vous pouvez adresser vos réclamations par courrier à l’adresse suivante :
Nord Capital Partenaires
A l’attention de Olivier Motte
77 rue Nationale
59 000 Lille

Nous vous conseillons d’envoyer votre demande par lettre recommandée avec accusé de réception afin de garantir le bon déroulement de la procédure et vous demandons d’indiquer le motif de votre réclamation dans l’objet de votre courrier.

Délai de traitement des réclamations
Nord Capital s’engage à respecter les délais suivants :
- Dix jours ouvrables à compter de la réception de la réclamation, pour en accuser réception, sauf si la réponse elle-même est apportée au client dans ce délai ;
- Deux mois maximum entre la date de réception de la réclamation et la date d’envoi de la réponse au client sauf survenance de circonstances particulières dûment justifiées.
Nord Capital s’efforcera toutefois de vous apporter une réponse dans les plus brefs délais. Par ailleurs, si la complexité de la résolution entraine un dépassement de ce délai, le client en sera averti.

Médiation de l’Autorité des Marchés Financiers
Le recours à un médiateur est possible pour tous clients si la réponse apportée à sa réclamation ne le satisfait pas.
Ainsi, vous pouvez saisir le médiateur par écrit à l’adresse suivante :
Médiateur de l’AMF
Autorité des Marchés Financiers
17 place de la Bourse
75082 Paris Cedex 02

Un formulaire de demande de médiation est disponible sur le site internet de l’AMF (www.amf-france.org).

Procédure de prévention et de gestion des conflits d’intérêts

Ce document présente la politique de prévention et de gestion des conflits d’intérêts élaborée afin d’assurer la protection et la primauté des intérêts des clients de la Société de gestion conformément aux principes généraux posés par :
- la directive 2004/39/CE concernant les Marchés d’Instruments Financiers (MIF) qui a été transposée en droit français le 12 avril 2007;
- l’article L.533-4 du Code monétaire et financier (COMOFI);
- les articles 322-33 et 322-38 du Règlement Général de l’Autorité des marchés financiers (RG AMF);
- l’article L.533-10 du COMOFI ;
- et les articles 313-18 à 313-24 du RG AMF.

Cette politique de prévention et gestion des conflits d’intérêts sera actualisée régulièrement en fonction de l’évolution de la réglementation applicable et des activités de la Société de gestion.

Généralités
La prévention et la gestion des conflits d’intérêts de Nord Capital s’inscrivent dans le cadre de principes généraux posés par le Code Monétaire et Financier et le Règlement Général de l’Autorité des Marchés Financiers qui précisent notamment les obligations suivantes dévolues à la Société de Gestion :
- Etablir une politique de gestion des conflits d’intérêts ;
- Détecter les situations de conflits d’intérêts ;
- Tenir un registre des conflits d’intérêts avérés ou susceptibles de se produire ;
- Informer les clients lorsque les conflits n’ont pu être résolus.

L’objectif de notre politique de prévention et de règlement des conflits d’intérêts consiste à définir des procédures en vue de détecter et de gérer les conflits pouvant subvenir lors de la mise en œuvre de ses activités de gestion pour compte de tiers et de Conseil en investissements.

Un conflit d’intérêt est défini comme : « un conflit préjudiciable entre les intérêts de la société et ceux de ses clients ou entre les intérêts de plusieurs clients de la société ».

Ce document présente la politique de prévention et de gestion des conflits d’intérêts élaborée afin d’assurer la protection et la primauté des intérêts des porteurs de parts des différents fonds et mandats gérés par la Société de Gestion.

Identification des conflits d’intérêts
Un conflit d’intérêts se présente comme une situation dans laquelle les intérêts de la société de gestion ou de ses collaborateurs se trouvent, directement ou indirectement, en concurrence avec les intérêts de ses clients. Il peut également s’agir de conflits entre les clients eux-mêmes. Trois sortes de conflits sont identifiables :
- Conflits d’intérêts impliquant plusieurs fonds gérés par Nord Capital Partenaires : la Société de gestion favoriserait l’un des Fonds sous gestion (et donc indirectement ses porteurs de parts) ou l’une des sociétés du portefeuille au détriment d’un autre Fonds ou d’une autre société du portefeuille ;
- Conflits d’intérêts impliquant Nord Capital Partenaires et les Fonds gérés : la Société de gestion agirait en favorisant son intérêt propre au détriment de l’intérêt de l’un ou l’autre des Fonds gérés (et donc indirectement de leurs porteurs de parts) ;
- Conflits d’intérêts impliquant les salariés, les mandataires sociaux ou les membres du Comité d’Investissement de Nord Capital Partenaires et les Fonds gérés : ces personnes agiraient en favorisant leur intérêt propre au détriment de l’intérêt de l’un ou l’autre des Fonds gérés (et donc indirectement de leurs porteurs de parts).
Le présent document s’adresse donc à tout mandant ou porteur de parts de fonds gérés par Nord Capital et a pour but de les informer de sa politique de gestion des conflits d’intérêts pouvant subvenir lors de ses activités de gestion.

Par conséquence, Nord Capital a recensé diverses situations susceptibles d’occasionner des conflits d’intérêts pouvant porter atteinte aux intérêts des clients car Nord Capital ou une entité liée :
- voudrait réaliser un gain financier ou éviter une perte financière aux dépends du client ;
- aurait un intérêt au résultat d’un service fourni au client ou d’une transaction réalisée pour le compte de celui-ci qui serait différent de l’intérêt du client au résultat ;
- serait incité, pour des raisons financières ou autres, à privilégier les intérêts d’un autre client (d’un groupe de clients) par rapport aux intérêts du client auquel le service serait fourni ;
- exercerait une même activité professionnelle que celle du client ;
- recevrait d’une personne autre que le client un avantage en relation avec le service fourni au client, sous quelque forme que ce soit, autre que la commission ou les frais normalement facturés pour ce service.
L’identification des conflits d’intérêts potentiels permet à Nord Capital Partenaires de mettre en œuvre des mesures de prévention, afin d’éviter leur survenance.

Prévention des conflits d’intérêts
Nord Capital Partenaires est une société de gestion indépendante, dont le capital est détenu majoritairement par ses dirigeants et salariés. Elle ne dépend donc d’aucun groupe bancaire ou d’assurance ou d’un établissement financier réalisant plusieurs activités susceptibles d’être à l’origine de conflits d’intérêts.

Nord Capital Partenaires exerce la seule activité de gestion pour compte de tiers, et plus particulièrement de gestion de fonds et de mandats de gestion. D’autre part, l’activité de gestion pour compte propre se limite à la gestion de la trésorerie de la Société de gestion.

La fonction Conformité et Contrôle Interne
En conformité avec le Règlement Général de l’Autorité des Marchés Financiers, le RCCI est à l’origine du dispositif de prévention et de gestion des conflits d’intérêts.
Il informe et sensibilise chacun des collaborateurs des engagements de Nord Capital concernant la politique de prévention et de gestion des conflits d’intérêts. En outre, le RCCI est associé aux travaux menés par l’équipe de gestion en amont des décisions d’investissement, de désinvestissement, ou de suivi des Fonds gérés et des sociétés du portefeuille.

La déontologie
Les collaborateurs de Nord Capital Partenaires sont soumis à des règles d’intégrité et de bonne conduite définies par le règlement intérieur et le Code de déontologie remis à chacun d’entre eux lors de leur intégration à la société, auxquels ils adhèrent obligatoirement.

Lorsque la mise en œuvre des mesures de prévention exposées précédemment ne permet pas d’éviter la survenance des conflits d’intérêts, la Société de gestion recourt à un dispositif de gestion de ces conflits d’intérêts.

Gestion des conflits d’intérêts
Nord Capital peut être confrontée à différents types de procédures de gestion des conflits d’intérêts identifiées ci-après :

1. Répartition du « deal flow »
La Société de Gestion a formalisé des règles et principes en vertu desquels elle envisage de gérer la répartition des investissements entre Fonds et/ou Mandats qu’elle gère. Ces règles et principes sont communiqués à ses Clients préalablement à leur souscription dans les Fonds ou à la signature du Mandat de gestion.
Ces règles et principes, intégrés dans le règlement du Fonds ou tout autre document, tiennent compte des situations particulières des différents Portefeuilles.

2. Co investissements entre Fonds et/ou Portefeuilles gérés
Dans le cas où une Société de Gestion envisagerait de réaliser un investissement dans une Société du portefeuille ou Société cible pour le compte de plusieurs Portefeuilles qu’elle gère, et sans préjudice des opérations mentionnées au 4, ce co-investissement est effectué à des conditions financières et juridiques et à des dates de réalisation équivalentes, à l’entrée comme à la sortie tout en tenant compte des situations particulières des différents Portefeuilles[1] concernés.

3. Co investissements entre un Portefeuille géré et Nord Capital et/ou un ou plusieurs de ses membres
La Société de Gestion interdit aux collaborateurs de la Société de Gestion de co-investir avec le ou les Portefeuilles qu’elle gère.

4. Investissements complémentaires
Dans le cas où il serait envisagé qu’un Portefeuille géré ou une Entreprise liée à la Société de Gestion investisse dans une Société du portefeuille ou Société cible dans laquelle un ou plusieurs autres Portefeuilles gérés ou Entreprises liées à la Société de Gestion sont déjà actionnaires, ce Portefeuille géré ou cette Entreprise liée à la Société de Gestion ne pourrait investir dans cette Société du portefeuille ou Société cible que si :

- un ou plusieurs Investisseur(s) Tiers participe(nt) à cet investissement à un niveau suffisamment significatif, ou

- pour les Fonds Déclarés et les Mandats de gestion, le Comité ou les Clients sont informés au préalable des conditions de l’opération.

Pour les Fonds Agréés, l’investissement complémentaire peut être réalisé sans intervention d’un Investisseur Tiers sur le rapport de deux experts indépendants, dont l’un peut être le commissaire aux comptes du Fonds.

Un Investisseur Tiers est un investisseur qui n’est ni lié au Fonds ni au Mandant ni à la Société de Gestion, ni à ses Membres.

La notion de « niveau suffisamment significatif » mentionnée ci-dessus correspond soit à un pourcentage de l’opération soit à un montant en valeur absolue. Ce niveau pourra être apprécié en tenant compte notamment des éléments suivants : nature de l’investisseur tiers, nature de l’opération (capital risque, capital développement, capital transmission, capital retournement), politique d’investissement des Fonds gérés (investissement minoritaire ou majoritaire).
Le rapport annuel du Fonds géré relate les opérations concernées. En l’absence d’Investisseur Tiers, il doit en outre décrire les motifs pour lesquels aucun Investisseur Tiers n’est intervenu, et justifier l’opportunité de l’investissement complémentaire ainsi que son montant.

Les obligations figurant ci-dessus cessent de s’appliquer dès lors que les titres concernés sont admis aux négociations sur un Marché. La Société de gestion doit dès lors se référer aux dispositions du Règlement de déontologie des OPCVM et de la gestion individualisée sous mandat.

5. Transferts de participations
Les transferts de participations visés au 5.1 présentent des risques élevés de conflits d’intérêts qui peuvent nuire à l’intérêt des Clients du cédant et/ou des Clients de l’acquéreur. En particulier, les conditions de valorisation retenues pour ces opérations de transfert peuvent être préjudiciables pour les Clients du cédant et/ou de l’acquéreur compte tenu notamment de la marge d’incertitude sur la détermination d’un prix de marché.
De façon générale, un principe de transparence doit régir de manière permanente la réalisation de ces opérations. Il convient en particulier d’informer les Clients dans le rapport annuel des Fonds ou Portefeuilles sur l’opération, notamment sur les modalités prises en compte par la Société de Gestion pour valider le transfert de participation et le carried interest éventuellement généré par l’opération de transfert.

6. Prestataires de services assurés par Nord Capital ou une entité liée
Il s’agit de prestations de services au bénéfice d’un Fonds ou des Sociétés du portefeuille ou Sociétés cibles : montage, ingénierie financière, stratégie industrielle, fusion et acquisition, introduction en bourse…, ci-après les « prestations de services ».

Dans tous ces cas, il est interdit aux salariés ou dirigeants de la Société de Gestion agissant pour leur propre compte, de réaliser des prestations de services rémunérées au profit d’un Fonds ou des Sociétés du portefeuille ou Sociétés cibles, sauf s’agissant des Fonds Déclarés si ces prestations ont été expressément autorisées par les Clients, et si elles font l’objet d’une information spécifique dans le rapport annuel du Fonds.

Les règles de co-investissements, d’investissements complémentaires, de transferts de participations et de prestations de services effectuées par Nord Capital ou des sociétés qui lui sont liées sont définies dans les règlements de chaque fonds et sont conformes aux règles édictées par la profession dans le code de déontologie de l’AFG et l’AFIC.

Procédure de politique de vote

La politique de vote pour les titres non cotés détenus dans les portefeuilles des FIP gérés par Nord Capital Partenaires n’est pas exposée dans le présent document, car elle est indissociable de la stratégie d’investissement. L’exécution de cette politique de vote est exposée chaque année dans le rapport annuel des FIP.
Nord Capital Partenaires, en qualité de société de gestion, est amenée, de par les investissements qu’elle effectue pour le compte de ses FIP, à détenir des actions dans des sociétés cotées.
En conséquence et en application de la réglementation en vigueur : articles 314-100 et suivants du règlement général de l’AMF, Nord Capital Partenaires a mis en place une procédure sur la politique de vote aux assemblées générales des actionnaires des titres cotés.

Principes déterminant les cas dans lesquels la société de gestion exerce les droits de vote
La société de gestion s’est fixée les principes de vote suivants :

Seuils de détention
La société de gestion se réserve le droit de ne pas voter aux assemblées générales des sociétés pour lesquelles elle détient moins de 5 % du capital ou des droits de vote (au travers des Fonds qu’elle gère).
La société de gestion considère en effet, qu’en deçà de ce seuil, elle ne dispose pas d’une participation significative et influente en termes de droits de vote. En effet, la société de gestion préfère limiter son exercice de droit de vote aux sociétés dont elle détient une participation significative.

Nationalité des sociétés émettrices
En dehors de ce périmètre des actions françaises, la participation au vote n’est pas systématique, notamment pour les actions des sociétés étrangères pour lesquelles à ce jour aucun circuit satisfaisant n’a été mis en place pour assurer dans de bonnes conditions (délais, coûts) une participation au vote des assemblées.

Gestion des conflits d’intérêts
Tous les collaborateurs de la société sont signataires du code de déontologie de l’AFG et l’AFIC et sont soumis à des règles strictes de déontologie concernant les opérations sur les marchés financiers à titre personnel. Les collaborateurs déclarent chaque année la liste de leur compte titres au RCCI. Les opérations interdites concernent les opérations sur titres non cotés, même s’ils sont admis au Marché Libre, celles sur les titres admis à la cote du Nouveau Marché et élargis au compartiment C d’Eurolist depuis le 31 mars 2005 et à Alternext depuis le 17 mai 2005.
Dans ce contexte, la société de gestion estime raisonnablement être à l’abri d’éventuels conflits d’intérêts susceptibles d’affecter le libre exercice des droits de vote. Si toutefois une situation de conflit d’intérêt venait à se produire, le cas serait soumis au RCCI pour avis décisoire sur la manière de traiter le conflit.

Mode d’exercice des droits de vote
Nord Capital Partenaires privilégie le vote par présence physique aux assemblées des actionnaires, mais se réserve le droit en fonction des circonstances de recourir aux votes par correspondance ou par procuration.